Tout sur la Grille d’Audit Qualiopi : Guide Complet

Autant la certification Qualiopi est unique (depuis la loi du 5 septembre 2018, il n’y a qu’un référentiel qui fait foi pour accéder aux financements mutualisés de la formation professionnelle).
Autant, il n’y a pas de grille d’audit qualiopi unique !

En effet, chaque certificateur propose sa propre grille d’audit. On s’aperçoit au final que ces outils partagent une structure fondamentale. La grille d’audit se divise généralement en deux sections principales :

• les informations nécessaires au cadre de l’audit (souvent abordés lors de la réunion d’ouverture)
• la partie pour l’évaluation des 32 indicateurs Qualiopi.

Les différentes approches des grilles d’audit par les certificateurs

La diversité des grilles se révèle dans leur forme. Certains certificateurs proposent des plate-formes en ligne, comme c’est le cas chez SGS ou ICPF. La majorité des certificateurs cependant les proposent à leurs équipes en formats Excel ou Word. 

Pourtant, toutes servent le même objectif : faciliter la réalisation d’audits de qualité.

Structure de la grille d’audit

La réunion d’ouverture est une étape cruciale de l’audit. Elle présente les détails pratiques tels que :

• le déroulement (à distance ou sur site),
• le site ou les sites concernés,
• les personnes de l’organisme présentes,
• et le périmètre des actions à auditer (OF, CBC, CFA ou VAE).

Cela permet notamment d’identifier les éventuels indicateurs non-applicables.

La grille d’audit permet de rédiger quelques lignes sur une présentation globale de l’organisme audité. On y retrouvera également l’historique éventuel (surtout dans les cas des audits de surveillance ou d’audit de renouvellement).

Elle expose aussi généralement la liste de l’échantillonnage qui sera réalisé.

NB : un échantillon est une action de formation qui s’est réellement déroulée et qui sera examinée à la lecture des indicateurs Qualiopi. Souvent, deux ou trois échantillons sont choisis en début d’audit et servent à alimenter la grille d’audit.

La section d’audit des indicateurs Qualiopi propose souvent des colonnes standard :

• Le numéro et la description de l’indicateur,
• Le constat (conforme, non-conformité mineure, non-conformité majeure, non applicable),
• Les éléments de preuves examinés,
• Les commentaires éventuels.

L’importance des preuves lors de l’audit

Lors de l’audit, l’auditeur doit justifier pourquoi et comment chaque indicateur est conforme ou non-conforme. 

Des preuves solides sont nécessaires :

• aussi bien sur la manière de répondre à une exigence (comme une procédure ou des modèles de documents),
• que sur la réalisation (communément appelées “preuves” mais en réalité nommés « enregistrements »).

Conseils pratiques en lien avec la grille d’audit

Avec quelques conseils très pratiques, vous pourriez faciliter la mission de votre auditeur ou auditrice : 

1. Repérer des dossiers de formation pertinents (c’est à dire intéressants au regard de Qualiopi mais aussi représentatifs de votre activité),
2. Organiser votre archivage de manière efficace pour retrouver rapidement vos éléments au moment adéquat de l’audit. 

(L’utilisation d’outils tels que Qiwy peut grandement faciliter cette gestion documentaire).

La grille d’audit : un outil clé pour la certification

La grille d’audit Qualiopi n’est pas seulement un outil pour les audits officiels. Elle est également un instrument interne précieux pour évaluer régulièrement et améliorer en continu le système qualité. 

Même si la logique voudrait que la grille d’audit soit un outil au service de la rédaction du « rapport d’audit », on s’aperçoit dans les faits que souvent la grille sert de rapport !