Gérer votre système qualité Qualiopi en équipe efficacement

Si on compare un organisme de formation à une équipe de cuisine dans un restaurant étoilé… Chaque membre a un rôle précis, des tâches spécifiques, mais tous travaillent ensemble pour créer une expérience gastronomique exceptionnelle.

Gérer votre système qualité Qualiopi en équipe fonctionne de la même manière ! Chacun a ses responsabilités, et l’harmonie de l’ensemble fait la différence.

Comment s’assurer que chaque « cuisinier » sait exactement quoi faire, quand le faire, et comment le faire ? C’est ce que nous allons voir ensemble.

Les avantages de la gestion en équipe du système qualité Qualiopi

Mise en commun des compétences et des connaissances

Chaque membre de votre équipe apporte son expertise unique.

L’un peut exceller dans la rédaction de procédures, un autre dans le calcul ou l’analyse des indicateurs de performance.

En travaillant ensemble, vous créez un pool de compétences qui enrichit votre système qualité.

Par exemple, Léa, votre ingénieure pédagogique, apporte des idées nouvelles pour améliorer vos supports de formation. Pendant ce temps, Alex, passionné de technologie, peut suggérer des outils pour optimiser la collecte de feedback des apprenants.

Répartition des tâches

La gestion d’un système qualité demande du temps et de l’énergie.

En répartissant les tâches entre plusieurs personnes, vous allégez la charge individuelle. Cela permet à chacun de se concentrer sur ses domaines de prédilection et d’éviter la fatigue.

Imaginez que vous ayez 20 procédures à mettre à jour.

Au lieu qu’une seule personne passe des jours entiers sur cette tâche, vous pouvez la répartir entre quatre membres de l’équipe. Chacun travaille sur cinq procédures, ce qui rend le processus plus rapide et moins lourd.

Diversité des points de vue et innovation

Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même système, elles apportent des perspectives variées. Cette diversité peut conduire à des solutions innovantes et à une amélioration continue plus efficace.

Par exemple, lors d’une réunion d’équipe, Sarah, qui est en contact direct avec les apprenants, peut soulever un problème récurrent dans le processus d’inscription. Cela peut conduire à une refonte du processus que personne n’avait envisagée auparavant.

Continuité et stabilité

Dans un système géré par une seule personne, que se passe-t-il si cette personne part en vacances ou quitte l’entreprise ? La gestion en équipe assure une continuité.

Si un membre de l’équipe est absent, les autres peuvent prendre le relais. Pensez à créer des binômes sur les tâches importantes. Ainsi, si le responsable de la veille réglementaire est absent, son binôme peut assurer le suivi sans interruption.

Implication et responsabilisation de l’équipe

Impliquer plusieurs personnes dans la gestion du système qualité crée un sentiment d’appropriation. Chacun se sent responsable de la qualité, ce qui peut augmenter la motivation et l’engagement.

Vous pouvez, par exemple, organiser des « journées qualité » où chaque membre de l’équipe présente ses réalisations et ses idées d’amélioration. Cela valorise le travail de chacun et renforce l’esprit d’équipe.

Les risques de la gestion en équipe et comment les atténuer (risque / solution)

Confusion des rôles et responsabilités

Risque : Quand plusieurs personnes travaillent sur un même système, il peut y avoir des chevauchements ou des zones floues dans les responsabilités.

Solution : Établissez clairement qui fait quoi. Créez une matrice RACI (Responsable, Approbateur, Consulté, Informé) pour chaque processus clé. Affichez-la dans un endroit visible ou partagez-la en ligne pour que chacun puisse s’y référer facilement (ou utilisez la fonctionnalité du multi-rôles dans Qiwy !)

Incohérences dans les pratiques

Risque : Chaque personne peut avoir sa propre interprétation des exigences Qualiopi, ce qui peut conduire à des incohérences dans les pratiques.

Solution : Organisez des sessions de calibrage régulières. Discutez des cas concrets et assurez-vous que tout le monde comprend et applique les exigences de la même manière. Créez un guide interne pour uniformiser la rédaction des documents qualité (ou partagez vos procédures utiles dans Qiwy !)

Difficultés de communication

Risque : Plus il y a de personnes impliquées, plus les risques de malentendus ou de manque de communication augmentent.

Solution : Mettez en place des canaux de communication clairs. Utilisez un outil de gestion de projet collaboratif comme Qiwy _{(ok désolée mais notre outil est si parfait pour la gestion collaborative que je suis obligée de le mentionner !)} pour suivre l’avancement des tâches. Organisez des réunions d’équipe hebdomadaires courtes (15-30 minutes) pour faire le point.

Perte de vue d’ensemble

Risque : Avec plusieurs personnes travaillant sur différents aspects, il peut être difficile de maintenir une vision globale cohérente du système qualité.

Solution : Désignez un coordinateur qualité qui aura une vue d’ensemble du système. Cette personne sera responsable de s’assurer que toutes les pièces du puzzle s’assemblent correctement. Utilisez des outils de visualisation comme des tableaux de bord pour avoir une vue d’ensemble rapide (et où trouvez-vous d’excellents KPI Qualiopi à part sur l’accueil de votre qiwy ? )

Résistance au changement

Risque : Certains membres de l’équipe peuvent être réticents à adopter de nouvelles méthodes de travail collaboratives.

Solution : Impliquez l’équipe dès le début dans la conception du système collaboratif. Expliquez les avantages pour chacun et pour l’organisation. Offrez des formations si nécessaire et célébrez les petites victoires pour maintenir la motivation.

Sécurité et confidentialité des données

Risque : Avec plusieurs personnes ayant accès aux documents qualité, le risque de fuite d’informations sensibles pourrait augmenter.

Solution : Mettez en place un système de gestion des droits d’accès. Assurez-vous que chaque personne n’a accès qu’aux informations dont elle a besoin pour son travail. Utilisez des outils avec des fonctionnalités de traçabilité pour savoir qui a modifié quoi et quand. (oui oui, Qiwy fait ça aussi !)

Conclusion : L’union fait la force, surtout avec les bons outils

La gestion en équipe d’un système qualité Qualiopi présente de nombreux avantages. Elle permet de répartir la charge de travail, d’enrichir le système avec des perspectives variées et d’assurer sa stabilité.

Certes, elle comporte aussi des risques, mais ceux-ci peuvent être atténués avec une bonne organisation et les bons outils.

Vous l’avez compris… C’est là qu’intervient Qiwy.

Avec sa gestion multi-comptes, Qiwy simplifie considérablement la collaboration autour de votre système qualité. Il permet à chaque membre de l’équipe d’accéder aux informations dont il a besoin, tout en gardant une trace claire de qui fait quoi. Vous pouvez attribuer des tâches, suivre leur avancement et centraliser tous vos documents qualité au même endroit.

Imaginez pouvoir voir d’un coup d’œil l’état de votre système qualité, savoir instantanément qui a avancé sur quoi, et pouvoir collaborer en temps réel sur votre système qualité.

C’est ce que Qiwy vous permet de faire. En fin de compte, la gestion en équipe de votre système qualité Qualiopi n’est pas seulement une option, c’est une nécessité pour rester performant et offrir le meilleur service à vos clients.

Avec les bonnes pratiques et un outil comme Qiwy, vous pouvez transformer ce qui pourrait être un casse-tête en un véritable levier de performance pour votre organisme de formation.

Ecrit avec coeur par Valérie Gonzalez