Suivi des preuves et échantillonnage par indicateur Qualiopi
Vous devez savoir quelles preuves sont manquantes ou incomplètes,
identifier les indicateurs à risque,
et organiser l’échantillonnage des preuves par formation, session ou apprenant
dans un contexte d’audit et de pilotage qualité.
Comment savoir rapidement quelles preuves sont manquantes ?
Avec Qiwy, l’identification des preuves manquantes se fait en 5 étapes :
1) Définir les preuves attendues par indicateur
vous précisez les preuves attendues pour chaque indicateur
au niveau réseau, formation, session ou apprenant
2) Structurer les preuves par périmètre
une preuve peut être rattachée à :
une formation
une session
un apprenant
3) Utiliser des modèles de preuves
vous créez des modèles de preuves associés à un ou plusieurs indicateurs
lors de l’ajout d’une preuve depuis un modèle, les indicateurs sont automatiquement hérités
4) Visualiser l’état des preuves
vous voyez immédiatement, par indicateur :
ce qui est présent
ce qui est manquant
ce qui est incomplet
5) Identifier les manques prioritaires
vous repérez les indicateurs non couverts
sans parcourir les dossiers formation, session ou apprenant un par un
Pourquoi la visibilité par indicateur est-elle essentielle ?
Avec Qiwy, la visibilité par indicateur est essentielle en 5 étapes :
1) Lire la qualité comme un auditeur
Qualiopi est audité par indicateur
pas par dossier ni par formation isolée
2) Relier chaque preuve à ses indicateurs
une preuve peut répondre à plusieurs indicateurs
elle est visible là où elle est utile
3) Hériter automatiquement des indicateurs
via les modèles de preuves
sans ressaisie ni oubli
4) Consolider tous les niveaux
indicateur ← formation ← session ← apprenant
une seule lecture, cohérente
5) Identifier immédiatement les fragilités
indicateurs insuffisamment couverts
même si des preuves existent ailleurs
Comment prioriser les actions avant un audit ?
Avec Qiwy, la priorisation avant audit se fait en 5 étapes :
1) Identifier les indicateurs à risque
indicateurs sans preuve
ou partiellement couverts
2) Analyser le niveau de couverture
manque global
manque sur certaines formations ou sessions
manque sur certains apprenants
3) Croiser indicateurs et périmètres
vous identifiez si le problème est :
structurel (réseau)
localisé (formation / session)
4) Créer des actions ciblées
actions liées à un indicateur précis et à un périmètre clair
5) Suivre la sécurisation avant l’audit
vous vérifiez que les preuves attendues sont bien ajoutées là où elles sont réellement nécessaires
Comment éviter les audits “à l’aveugle”
Avec Qiwy, les audits ne sont plus réalisés à l’aveugle en 4 étapes :
1) Visualiser l’état réel des indicateurs
avant tout audit interne ou externe
2) Identifier les zones non couvertes
indicateurs manquants
formations ou sessions à risque
3) Cibler les audits internes
vous auditez là où les preuves sont insuffisantes
pas l’ensemble du périmètre inutilement
4) Arriver préparé
vous savez précisément :
quels indicateurs sécuriser
à quel niveau (formation, session, apprenant)
Comment partager cette visibilité avec la fonction centrale ?
Avec Qiwy, la visibilité est partagée avec la fonction centrale en 5 étapes :
1) Centraliser toutes les preuves
quel que soit leur niveau (réseau, formation, session, apprenant)
2) Consolider la lecture par indicateur
la fonction centrale ne parcourt pas les dossiers
elle lit l’état de conformité
3) Visualiser les manques par entité
site
formation
session
apprenant
formateur
partenaire
4) Identifier les indicateurs à risque réseau
fragilités communes
écarts localisés
5) Décider et prioriser
la fonction centrale peut lancer des actions ciblées
sans retraitement manuel
Comment prioriser les actions à partir des indicateurs à risque ?
Avec Qiwy, la priorisation se fait en 5 étapes :
1) Identifier les indicateurs fragiles
preuves absentes ou insuffisantes
2) Localiser le manque
formation spécifique
session donnée
apprenant concerné
3) Comprendre la cause
preuve non collectée
modèle non utilisé
pratique non formalisée
4) Créer une action corrective ciblée
liée à l’indicateur
et au bon périmètre
5) Suivre la correction
jusqu’à sécurisation complète de l’indicateur
Comment savoir si une action a réellement résolu un manque ?
Avec Qiwy, la vérification se fait en 6 étapes :
1) Lier l’action à un indicateur précis
et au périmètre concerné
2) Ajouter ou mettre à jour la preuve
via un modèle si nécessaire
avec héritage automatique des indicateurs
3) Vérifier la couverture de l’indicateur
l’indicateur n’est plus marqué comme manquant
4) Contrôler les autres périmètres
formations ou sessions similaires
pour éviter la répétition du manque
5) Clôturer l’action en connaissance de cause
la correction est vérifiée
pas seulement déclarée
6) Vérifier dans le temps
lors d’un audit ultérieur
l’indicateur reste sécurisé
Comment gérer l’échantillonnage des preuves par apprenant ?
Avec Qiwy, l’échantillonnage des preuves par apprenant se pilote en 5 étapes :
1) Définir le périmètre d’échantillonnage
vous choisissez les formations concernées
vous sélectionnez des sessions représentatives
vous identifiez un échantillon d’apprenants
2) Utiliser des modèles de preuves
vous créez des modèles de preuves associés à un ou plusieurs indicateurs
chaque modèle définit ce qui doit être vérifié sur l’apprenant
3) Ajouter les preuves sur la base du modèle
vous rattachez une preuve à un apprenant
les indicateurs sont automatiquement hérités via le modèle
4) Visualiser la couverture des indicateurs
vous voyez si l’échantillon couvre correctement les indicateurs attendus
par formation, session ou réseau
5) Ajuster l’échantillonnage si nécessaire
vous complétez l’échantillon si des indicateurs restent insuffisamment couverts
sans auditer tous les apprenants