Au-delà des exigences explicites du référentiel Qualiopi avec les mots “actualisé / actualisation” qui reviennent à de multiples reprises (source Guide V9 Qualiopi : indicateur 10, indicateur 19, indicateur 23, indicateur 26, etc..), certaines pratiques, comme l’archivage des versions de documents, peuvent faire la différence. 

Dans cet article, nous allons nous intéresser à pourquoi cette approche mérite votre attention et comment Qiwy révolutionne cette pratique.

Les avantages de l’archivage des versions de documents

Traçabilité et amélioration continue

Le 1er argument serait que l’archivage des versions permet de suivre l’évolution de vos documents au fil du temps. 

Cette traçabilité est précieuse pour démontrer votre démarche d’amélioration continue (et hop, une preuve pour l’indicateur 32 de Qualiopi !).

Conformité réglementaire

Bien que Qualiopi n’exige pas explicitement l’archivage des versions, certains indicateurs mentionnent la nécessité de documents actualisés. L’archivage vous permet de prouver facilement cette actualisation.

Gestion des risques

Petit bonus : en conservant les anciennes versions, vous vous protégez contre d’éventuelles erreurs ou pertes d’informations lors des mises à jour.

A notre sens, le meilleur argument est que vous (et les membres de votre équipe) savez toujours utiliser la “bonne” version (car la version la plus récente !)

Les inconvénients potentiels de l’archivage traditionnel

Surcharge de stockage

L’archivage classique peut rapidement encombrer vos espaces de stockage, surtout pour les petites structures aux ressources limitées.

Quoiqu’aujourd’hui le stockage en ligne ne soit plus vraiment une question d’argent, il nous semble important d’interroger l’inté^ret de conserver des documents inutiles sur des serveurs qui font fondre les banquises 🐧

Complexité de gestion

Sans un système efficace, retrouver la bonne version d’un document peut devenir un véritable casse-tête, ralentissant vos processus. Donc ok pour archiver mais quelle technique allez-vous utiliser pour retrouver la “bonne” version dans cette forêt de documents.

Risque de confusion

Multiplier les versions peut parfois mener à des erreurs, notamment si l’équipe n’est pas formée à une gestion documentaire rigoureuse.

Conclusion : L’approche pratique de Qiwy

L’archivage des versions de documents présente des avantages indéniables pour votre démarche Qualiopi. Cependant, les méthodes traditionnelles peuvent s’avérer lourdes et coûteuses. C’est là que Qiwy entre en jeu !

Qiwy propose une solution ingénieuse : un système qui enregistre les modifications apportées aux documents sans pour autant stocker chaque version intégrale. Cette approche offre tous les avantages de la traçabilité sans les inconvénients du stockage massif. 

Vous savez quand et comment vos documents ont évolué, sans que cela n’impacte vos ressources numériques.

En optant pour Qiwy, vous bénéficiez d’une gestion documentaire intelligente, parfaitement adaptée aux exigences de Qualiopi et aux contraintes des organismes de formation modernes. 

N’est-il pas temps de repenser votre approche de l’archivage pour une certification Qualiopi plus sereine et efficace ?